INSPIRATION FOR ACTION – First Thing First

Sering kita merasa waktu 24 jam sehari tidaklah cukup, buktinya pekerjaan tidak pernah selesai-selesai, padahal tuntutan keadaan makin “edan”, selalu diminta menyelesaikan kerjaan lebih banyak dengan sumber yang makin sedikit, dan harus CEPAT pula.

Masih ingat  produktivitas?

Produktivitas = 0.5 x 2 x3

Menghasilkan 3 X lebih banyak dengan menggunakan 0.5 sumber daya yang ada dan dibayar 2 X lebih baik
Di dunia ini 1 hari memang hanya ada 24 jam.  Kemacetan di Jakarta menghabiskan > 5  jam untuk  pulang pergi kerja.  Padahal jam efektif kita bekerja kurang dari 8 jam sehari dan masih dipotong jam istirahat dsb. Praktis kita menghabiskan 12 jam yang dikategorikan sebagai “Pergi Kerja”.

First Thing First
Ini perkataan yang di populerkan oleh konsep Stephen Covey dalam bukunya 7 Kebiasaan Manusia yang Sangat Efektif. Salah satukiatnya adalah membagi semua pekerjaan menjadi 4 kuadran:

Kuadran I: Tidak Penting Tidak Mendesak
Pekerjaan yang tidak dilakukan juga tidak apa-apa. Contoh : nontonTV, pembicaraan yang sekedar basa-basi / gosip, baca dan jawab Email yang tidak relevan.

Kuadran II: Tidak Penting Mendesak
Pekerjaan yang sifatnya mendesak, tapi kalau tidak dilakukan resikonya kecil/tidak ada. Contoh: Meeting yang tidak relevan/ ikut-ikutan, intrerupsi telepon yang tidak penting.

Kuadran III: Penting Mendesak
Harus dikerjakan cepat kalau tidak Resikonya langsung terasa imbasnya.

Contoh: situasi krisis, kebakaran, target penjualan dsb.

Nah, biasanya kita selalu terjebak atau merasa di Kuadran III yaitu Penting dan Medesak!

Padahal, keadaan Penting Mendesak bisa kita hindari kalau kita bisa menganalisa, mana yang penting dalam suatu proses dan kita utamakan penyelesaiannya sehingga kita bisa masuk dalam fase berikutnya, yaitu kuadaran IV.

Kuadran IV: Penting Tidak Mendesak
Situasi tidak mendesak, tapi kalau tidak dilakukan maka AKIBAT yang akan timbul di masa mendatang besar. Contoh: Training keselamatan kerja, melengkapi alat-alat keselamatan kerja, R & D, marketing concept, strategi.

Dengan bekerja di kuadran IV, yaitu Penting Tidak Mendesak, maka kita akan memiliki waktu yang lebih berkualitas sehingga hasil kerja kita maksimum dan tidak terdesak oleh waktu alias WORK SMART.

Gunakan konsep Rasio Paretto
Dr. Paretto, seorang ekonom Italy menemukan gejala, bahwa ternyata di semua negara, 80% kekayaan itu berada di tangan 20% orang.

Rasio ini juga terbukti benar secara statistik di banyak proses, sehingga Rasio Paretto ini banyak digunakan untuk menganalisa proses-proses yang cukup ruwet.

Kalau kita bisa pisahkan 20% unsur yang menyebabkan 80% hasil, maka kita bisa abaikan dulu 80% unsur penyebab yang memberikan hasil yang tidak terlalu signifikan.

Kita konsentrasi dulu untuk menyelesaikan 20% unsur penyebab itu dulu. Sehingga hasil 80% sudah di tangan.  Cara ini membawa kita ke dalam kuadran yang Penting Tidak Mendesak. Nah setelah itu baru kita selesaikan 20% dari sisa pekerjaan yang ada.

Contoh:

Analisa kita meunujukkan hanya 20% jenis produk yang kita produksi menghasilkan > 80% penjulan kita, berarti kalau kita menegerjakan 20% macam produk itu secara benar, kualitas Ok tanpa reject, kita sudah bisa mencapai > 80%, setelah itu kita punya banyak waktu untuk menyelesaikan yang tersisa.

Temukan 20% pemberi 80% hasil dari pekerjaan kita
Dalam pekerjaan kita sehari-hari, banyak yang bersifat rutin, nah untuk pekerjaan yang rutin ini, harus bisa diselesaikan dengan cepat lewat lay out, sistem, alat kerja yang benar, sehingga bisa cepat terselesaikan.

Sisa yang non rutin, lakukan pemilihan, tentukan prioritas lewat rasio Paretto, sehingga kita bisa cepat mengetahui priotas dan mencari penyelesaian yang paling cepat dan tepat.

Gunakan polar pikir rasio Paretto ini sehingga setiap mendapat pekerjaan, bukannya minta waktu lebih panjang  tapi memikirkan mana yang unsur 20% yang  penyebab 80% hasil,  dan langsung kerjakan!

Let’s apply the Paretto ratio and make our life better!

Salam FUNTASTIC!

– 0 –

Coach Cahyadi Kurniawan

Cahyadi Kurniawan Business Coach ActionCOACH

Ir. Cahyadi Kurniawan adalah mechanical engineer yang berkarier selama 22 tahun mulai dari produksi, sales, commercial, general manager sampai VP/Presiden Direktur di perusahaan multinasional mulai dari Swiss, Inggris/Perancis dan berakhir kariernya di perusahaan Jepang.

Saat ini, Ir. Cahyadi Kurniawan adalah seorang Business Coach dari ActionCOACH yang fokus membimbing para business owner yang terutama bergerak dibidang industry dan trading sehingga usaha lebih efisien, efektif dan memiliki waktu luang yang berkualitas untuk menikmati hidupnya.

  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: